Inventory i Autogear: hele bedriftens utstyr på ett sted

Hvor er borhammeren? Når går forsikringen på lifta ut? Hvem hadde tilhengeren sist? For mange bedrifter ligger svarene i et Excel-ark, en e-postinnboks eller i hodet til én person. Fra i dag ligger de i Autogear. Inventory samler kjøretøy, verktøy, maskiner og annet utstyr i én oversikt – med dokumenter, service, leasing og frister på samme sted.

Hva er Inventory?

Inventory er et samlet register i Autogear for alt en bedrift eier, leier eller leaser og vil holde styr på – kjøretøy, verktøy, maskiner og annet utstyr – i én liste, med én detaljside per enhet.

Før lå dette spredt: kjøretøy på én side, verktøy på en annen, sporingsbrikker og abonnementer et tredje sted. Inventory samler alt. Du ser hele utstyrsparken i én oversikt, uansett om det er en varebil, en gravemaskin, en kompressor eller en container.

Inventory er utstyrsforvaltning bygget inn i samme plattform som kjøreboken og flåtestyringen du allerede bruker. Du trenger ikke et eget system for å holde orden på utstyret.

Fire typer utstyr – én oversikt

Alt i Inventory er en enhet, sortert i fire typer:

• Kjøretøy – firmabiler, varebiler og lastebiler, med registreringsnummer, merke, modell og drivstofftype
• Verktøy – håndverktøy og lett utstyr, med serienummer, produsent, kategori og tilstand
• Maskiner – gravemaskiner, lifter og kompressorer, med serienummer og maskinstørrelse
• Andre – containere, brakker og andre eiendeler, med plassering og størrelse

Du velger selv om du vil se enhetene som tabell, som kort med bilde eller på kart. Søkefeltet finner enheter på navn, serienummer, inventarnummer eller registreringsnummer. Stjernemerk det du bruker mest, så ligger det øverst.

Alt om hver enhet – på én side

Klikker du på en enhet i Inventory, får du én detaljside med alt som hører til den: posisjon, dokumenter, service, skader, kostnader, leasing og hvem som har tilgang.

Detaljsiden samler det som ellers ligger i permer, mapper og innbokser:

• Live posisjon – hvor enheten er nå og når den sist ble sett, for enheter med GPS-enhet eller Autogear Tag
• Dokumenter – forsikring, garanti, leasingkontrakt, kjøpsbevis og inspeksjoner, lagret med utløpsdato
• Service – servicehistorikk og neste forfall på dato, kilometer eller timer. Passerte frister merkes som forfalt
• Skaderapporter – dato, alvorlighetsgrad, beskrivelse og bilde eller PDF, med markering når skaden er løst
• Kostnader – drivstoff, vedlikehold, forsikring og avgifter, med kvittering
• Leasing – utleier, kontraktnummer, periode, månedlig rate og kilometergrense
• Notater og bilder – fritekst og flere bilder per enhet

Frister du ikke trenger å huske

Den største gevinsten er ofte ikke oversikten i seg selv, men at du slipper å huske fristene. I Inventory setter du varsler på dato, kilometer eller motortimer – for eksempel service etter 250 driftstimer på en maskin, eller fornyelse av forsikringen på en lift.

For kjøretøy med skilt henter Inventory EU-kontrollfrister og utslippsdata (CO₂ og NOₓ) direkte fra Statens vegvesen, slik at du slipper å taste dem inn selv.

Dokumenter med utløpsdato gir samme trygghet: garantien, forsikringsbeviset og leasingavtalen ligger på riktig enhet, og du ser når de går ut.

Økonomi og eierform

Under fanen Økonomi registrerer du om enheten er eid, finansielt leaset, operasjonelt leaset eller leid. For eide og finansielt leasede enheter kan du legge inn kjøpspris og få et flåteestimat – et internt anslag på hva enheten er verdt i dag, lineært eller etter saldo.

Flåteestimatet er laget for intern oversikt, ikke for regnskapet. Regnskapsmessig behandling avklarer du fortsatt med regnskapsfører.

Hent verktøy fra systemene dere allerede bruker

Har dere verktøyregisteret i Tripletex, PowerOffice, SmartDok eller Visma, kan Inventory synkronisere verktøy og utstyr derfra. Da slipper du å registrere det samme to ganger. Synkroniseringen vises når kontoen har en slik integrasjon satt opp. Se alle integrasjoner i Autogear.

Utstyr med sporing kobles naturlig inn: tilhengere og maskiner med Autogear Asset og verktøy med Autogear Tag viser posisjonen rett på detaljsiden. Vil du vite hvilken sporingsteknologi som passer hva, forklarer vi forskjellen i BLE vs. GPS for verktøysporing.

Hvem ser hva?

Tilgang i Inventory styres per enhet: til alle brukere, til en rolle, til et team eller til navngitte personer. Da ser hver ansatt det utstyret som er relevant for dem.

Personvernnivåene du kjenner fra kjøreboken følger med. Private turer forblir private, også når kjøretøyet ligger i Inventory.

Fra abonnement til lisens

Samtidig med Inventory endrer vi hvordan produktene knyttes til utstyret. Det som før het abonnement, heter nå lisens. Lisensen er ikke lenger låst til ett bestemt kjøretøy. Den ligger på kontoen og tilordnes den enheten du vil – og én enhet kan ha flere lisenser samtidig, for eksempel både Business og Engine på samme bil.

Nye lisenser, nye kjøretøy og bytte av GPS-enhet ordner Autogear Support for deg.

Hva skjer med dataene jeg har i dag?

Ingen data går tapt. Kjøretøyene dine er flyttet inn i Inventory med turer, motortimer og historikk. Du trenger ikke gjøre noe for å komme i gang – åpne Inventory, og bilene ligger der.

Kom i gang i tre steg

1. Åpne Inventory i menyen i Autogear. Kjøretøyene dine ligger allerede der.
2. Legg til verktøy, maskiner og annet utstyr – eller synkroniser dem fra Tripletex, PowerOffice, SmartDok eller Visma.
3. Last opp dokumenter og sett varsler, så husker Autogear fristene for deg.

Er du ikke kunde ennå? Med Autogear får du kjørebok, flåtestyring og utstyrsforvaltning i én plattform. Les også vår guide til utstyrssporing for bedrifter.

Vanlige spørsmål

Hva er Inventory i Autogear?

Inventory er et samlet register for alt bedriften eier, leier eller leaser – kjøretøy, verktøy, maskiner og annet utstyr. Hver enhet har én detaljside med posisjon, dokumenter, service, skader, kostnader og leasing.

Må jeg legge inn kjøretøyene på nytt?

Nei. Kjøretøyene dine ligger allerede i Inventory, med turer, motortimer og historikk. Ingen data går tapt. Nye kjøretøy legges inn av Autogear Support.

Kan jeg få varsel før EU-kontrollen?

Ja. For kjøretøy med skilt henter Inventory EU-kontrollfristen fra Statens vegvesen. Du kan også sette egne varsler på dato, kilometer eller motortimer for service, forsikring og annet.

Kan jeg hente verktøy fra Tripletex eller SmartDok?

Ja. Inventory kan synkronisere verktøy og utstyr fra Tripletex, PowerOffice, SmartDok og Visma når kontoen har integrasjonen satt opp. Da slipper du dobbeltregistrering.

Hva er forskjellen på Inventory og en lisens?

Inventory er registeret over utstyret ditt. Lisensen er Autogear-produktet du betaler for, for eksempel Business, Engine eller Asset. Lisensen tilordnes en enhet i Inventory og kan flyttes til en annen enhet ved behov.

Kan jeg styre hvem som ser hvilke enheter?

Ja. Tilgang settes per enhet – til alle brukere, til en rolle, til et team eller til navngitte personer. Personvernnivåene fra kjøreboken gjelder også i Inventory.

Logg inn i Autogear Inventorybook en demo hvis du vil se hvordan det fungerer.