Hos oss i Autogear er høsten personvern-sesong. Da reviderer vi, frisker opp og oppdaterer alt vi har om GDPR og personvern. Dette for å sikre at vi er compliant og Det samme anbefaler jeg deg som er bilansvarlig, administrator eller personvernansvarlig
I løpet av et år skjer det mye: nye ansatte, nye biler, folk som bytter rolle eller slutter. Innstillinger som var riktige i januar, er ikke nødvendigvis riktige nå. Her er fem ting du kan gå gjennom på en kaffekopp eller to før jul.
1. Synlighet i kartet
Hvem ser hvilke biler i Locator, og når? Det er et av spørsmålene vi får oftest.
Synlighet i kartet er noe annet enn personvernnivåene på turer. Det er standardsjåføren på bilen som styrer om bilen vises i kartet: skjult hele døgnet, synlig hele døgnet, eller synlig bare på bestemte dager og tider. Bare kontoeier, admin og manager har tilgang til Locator.
Slik sjekker du: Gå til Konto → Bruker og team og se på kolonnen Synlighet i kartet. Stemmer det med det dere har avtalt med de ansatte?
Godt å vite: Hvis noen andre enn brukeren selv endrer synligheten, får brukeren beskjed på e-post.
2. Standardsjåfør på kjøretøyene
Standardsjåføren er viktigere enn mange tror. Personvernet følger sjåføren. En bil uten standardsjåfør, og turer uten sjåfør, er ikke beskyttet av noens personverninnstillinger.
Sjekk derfor at hver bil har riktig standardsjåfør. Se spesielt etter:
- biler som har byttet bruker i løpet av året
- ansatte som har sluttet, men fortsatt står som sjåfør
- nye biler som ble lagt til uten sjåfør
Bruker dere Driver ID eller innsjekking i appen, settes sjåføren automatisk per tur. Da er det fortsatt lurt å ha en standardsjåfør som reserve.
3. Informasjonsskriv til ansatte
Alle som kjører en bil med Autogear, skal vite hva som registreres, hvem som kan se det, og hvilke rettigheter de har. Det er ikke bare ryddig, det er også et krav når man behandler personopplysninger. Og kjøredata er personopplysninger.
Har dere fått nye ansatte i år? Sjekk at de har fått informasjonsskrivet. Har dere endret noe i oppsettet, for eksempel synlighet i kartet eller arbeidstid, bør skrivet oppdateres og sendes ut på nytt.
Vi har et ferdig informasjonsskriv du kan få tilsendt og tilpasse til bedriften deres. Ta kontakt på 21 08 02 60 eller kontakt@autogear.no.
4. Avtale om elektronisk kjørebok
Informasjonsskrivet forteller de ansatte hvordan ting fungerer. Avtalen om elektronisk kjørebok er der dere blir enige om det. Den viser tydelig hva kjøreboken skal brukes til og hva den ikke skal brukes til.
Sjekk at:
- alle sjåfører har en signert avtale
- avtalen fortsatt stemmer med hvordan dere faktisk bruker Autogear
- ansatte som har sluttet, er tatt ut av løsningen
Også her finner du motta et utkast som dere kan bruke som utgangspunkt og tilpasse bedriften. Ta kontakt på 21 08 02 60 eller kontakt@autogear.no.
5. Databehandleravtalen
Når dere bruker Autogear, er dere behandlingsansvarlig for kjøredataene, og vi er databehandler. Det er databehandleravtalen som regulerer det forholdet. Den er en del av avtalevilkårene våre, så dere har den allerede.
Det du bør gjøre, er å vite hvor den ligger og hva den sier. Får dere spørsmål fra revisor, en kunde eller en ansatt, er det her svarene står. For eksempel at dataene lagres i EU/EØS.
Du finner avtalevilkårene og databehandleravtalen på hjelpesidene våre. Der ligger også kompendiet vårt om personvern og GDPR, som vi oppdaterer hvert år.
Databehandler avtalen til ECIT Autogear
En kort liste: dette kan ikke admin gjøre
Personvernet i Autogear er personlig. Det betyr at:
- Admin kan ikke endre personvernnivået til en ansatt. Hver sjåfør styrer sitt eget under Innstillinger → Personvern. Standard er Streng på firmabil og Maksimalt på private biler.
- Admin ser ikke detaljer på private turer. På nivå Streng ser du bare nøkkeltall, som antall kilometer, til beskatning.
- Kjøreboken er ikke et stemplingsur. Den skal ikke brukes til å sjekke arbeidstid i en personalsak, med mindre det er avtalt og informert om på forhånd.
Trenger du hjelp?
Er du usikker på noe av dette, eller vil du ha malene tilsendt? Ring oss på 21 08 02 60 eller send en e-post til kontakt@autogear.no.
Anette, fagansvarlig i Autogear
