Hvem må føre kjørebok?
Det finnes ingen generell plikt til å føre kjørebok – verken for personbiler eller yrkesbiler. Plikt oppstår bare i to tilfeller: (1) for yrkesbiler der arbeidsgiver rapporterer den ansattes private bruk etter faktisk antall kjørte kilometer – da kreves elektronisk kjørebok – og (2) når du skal dokumentere at yrkeskjøringen overstiger 40 000 km i året for å få redusert firmabilfordel.
I alle andre tilfeller er kjørebok frivillig dokumentasjon. Den er likevel det mest praktiske verktøyet for å vise hvordan bilen brukes i jobb kontra privat. At en arbeidsgivers bil står parkert hjemme over natten, utløser i seg selv ingen plikt til å dokumentere fordelingen mellom jobb og privat.
Hva skal kjøreboken inneholde?
Når du først fører kjørebok som dokumentasjon, skal den registrere følgende per tur:
- Dato
- Kjøretøyets registreringsnummer
- Kilometerstand ved start og slutt
- Antall kjørte kilometer
- Formål – yrkeskjøring eller privatkjøring
- Startsted og bestemmelsessted for yrkeskjøring
Hull eller mangler i disse opplysningene er en vanlig årsak til at dokumentasjonen ikke blir lagt til grunn ved en kontroll. Det er sjåføren eller bilholderen som er ansvarlig for at dokumentasjonen er komplett.
Er elektronisk kjørebok godkjent?
Ja – Skatteetaten godkjenner elektronisk kjørebok. En GPS-basert løsning oppfyller alle formelle krav og registrerer automatisk de opplysningene som kreves. Dette reduserer risikoen for mangelfulle føringer og gir bedre dokumentasjon ved eventuell kontroll.
Manuell føring i papir eller Excel er også tillatt, men krever stor nøyaktighet og disiplin. Feil eller hull i manuell kjørebok er en vanlig årsak til at Skatteetaten avviser dokumentasjonen. Les mer om elektronisk kjørebok.
Hvor lenge må kjøreboken lagres?
Føres kjørebok som regnskapsdokumentasjon, skal den oppbevares i minimum 5 år, i tråd med bokføringsloven § 13. Ved bokettersyn kan Skatteetaten kreve innsyn i kjøreboken for alle år innen lagringsfristen.
Hva skjer hvis du ikke har kjørebok?
Siden det ikke finnes en generell kjørebokplikt, kan ikke Skatteetaten uten videre forkaste en ufullstendig kjørebok og anse all kjøring som privat. For en firmabil som er stilt til privat disposisjon, beregnes fordelen likevel etter standardregelen (listepris) uansett – det er selve disposisjonsretten, ikke kjøreboken, som utløser beskatning.
Kjørebok blir avgjørende når du vil dokumentere noe som reduserer eller fjerner fordelen – for eksempel at en yrkesbil kun brukes i jobb, eller at yrkeskjøringen overstiger 40 000 km. I 2026 beregnes fordelen av fri bil til 30 prosent av bilens listepris opp til 370 300 kroner, og 20 prosent av det overstående beløpet. For en bil med listepris på 500 000 kroner gir dette en skattepliktig fordel på 137 030 kroner per år.
Gjelder reglene også elbiler?
Elbiler følger nøyaktig samme regler som bensin- og dieselbiler – både for dokumentasjon og beskatning. Det er ingen egen kjørebokplikt for elbil, og siden inntektsåret 2023 er det ingen listeprisreduksjon for elbil. Fordelen beregnes på samme måte og av samme grunnlag som for en tilsvarende fossilbil.
Vil du slippe å tenke på manuell registrering? Autogear kjørebok fyller seg selv via GPS og eksporterer direkte til Skatteetaten.